وسائل الاتصال الإلكترونية:
- توافر كافة وسائل الاتصال الإلكترونية قد تكون شبه ملحة فى المنزل .. وإن لم تكن بالفعل قد توفرت الآن من تليفونخلوي .. فاكس .. بريد إلكتروني ..
أما في العمل فهي ضرورية وغاية في الأهمية والقلق في نفس الوقت. وهناك قواعد فعالة لاستخدام هذه الوسائل المزعجة.
-ميكروفون التليفون:
متى تستخدمه بدلاً من رفع السماعة بيديك؟ ستكون الإجابة المنطقية عند إنشغالك بشئ من كتابة رسائل أو إعداد ملفات سواء لها علاقة بهذه المكالمة أم لا وذلك بعد الاستئذان من الذي تتحدث معه. وإذا كانت يداك دائمة الانشغال عليك باستخدام سماعة الرأس .. وبذلك ستتجنب تصنت الغير على مكالماتك!!.
التليفون المحمول:
هو أداة هامة للغاية لكن الكثير منا يسئ استخدامه. والغرض الأساسي منه الاستعانة به في الأماكن التي لا توجد بها وسائل الاتصال لأغراض العمل الهامة وليس للتسلية كما يعتقد البعض.
-تليفون السيارة:
حلاً مثالياً إذا كنت تقضي معظم الوقت خارج المكتب متنقلاً بالسيارة – لكن احذر استخدامه بكثرة أثناء القيادة لتجنب الحوادث أو عند دخول نفق تحت الأرض.
البريد الالكترونى:
وسيلة سريعة جداً وغير رسمية كأنك تتحدث مع شخص وجهاً لوجه. لكن لابد من الالتزام بالرسمية عند استخدامه، فعندما تبعث رسالة إلى مديرك وأنت معتاد على مناداته بلقبه فلا تغيره في الرسالة باستخدام الاسم الأول مثلاً. لا تستخدم النكات أو علامات الترقيم التي ليست لها أية ضرورة أو تلك الجمل الضاحكة بين قوسين.
لا تكتب الرسالة إذا كانت باللغة الإنجليزية بالحروف الاستهلالية الكبيرة.
الفاكس:
إرسال الفاكس يكون للضرورة القصوى فلا تضيع وقتك غيرك أو تشغل خطه التليفوني إلا في الأمور الهامة والفاصلة.
لا تحاول مطلقاً إرسال السيرة الذاتية الخاصة بك عن طريق الفاكس إلا إذا طلب منك ذلك. لابد وأن يحتوي على صفحة استهلالية توضح فيها عدد الصفحات التي ترسلها والتاريخ ولمن ترسله والجهة الراسلة ورقم تليفونك والفاكس لتفادي حدوث أية مشاكل أو أعطال في الاستقبال.
اتيكيت الأنترنت
__
1- الرد على الرسائل:
الرسائل المهمة أو الحقيقية سواء من أجل أعمال هامة أو لإرسال التحية لصديق ... من قواعد الإتيكيت الرد عليها وعدم إهمالها.
2-ما هي القصة؟
أو ما هو الموضوع؟ لا تترك القارئ في حيرة, فمستخدم الإنترنت يحتاج إلى العناوين الصريحة المباشرة لتوفير الوقت ولتنبيه القارئ إلى مضمون الرسالة للحصول على الرد السريع.
3-الإعلان عن العنواين البريدية:
عندما ترسل بريد من الأصدقاء فأنت تستخدم قائمة العناوين المسجلة عندك لاختصار الوقت, وقد ترسل الرسالة إلى أشخاص لا يرغبون فيها أو لا يرغبون في معرفة الآخرين بعناوينهم ... فعليك مراعاة ذلك وبذل بعض المجهود!.
4-مراجعة الأخطاء اللغوية:
كل واحد منا معرض للأخطاء اللغوية في كتاباته, لتفادى ذلك عليك بقراءة الرسالة مرة أخرى بعد الانتهاء منها لضمان تجنب مثل هذه الأخطاء.
5-نوعية الرسائل:
الالتزام مطلوب في أي و في كل شئ, فإرسال الرسائل الإباحية شيئاً غير محموداً على الإطلاق!.
6-اختيار المواقع:
تتنوع المواقع وصفحاتها على الإنترنت, ومعظم المواقع عندما تقوم بزيارتها ترسل نشرات إخبارية لعملائها, قد تزعجك وتملأ صندوق بريدك .. فعليك بالاختيار الصحيح لها.
7-الخصوصية:
البريد الإلكتروني الخاص بك هو لخصوصياتك, أما بريد العمل فللعمل.
8-تغيير عنوان البريد الإليكتروني:
إرسال العنوان الجديد لكافة العملاء والأصدقاء, والتأكد من عدم وجود أية رسائل مهمة على العنوان القديم.
إتيكيت الرد على الهاتف
___
- ما هي الطريقة المثلي للرد علي المكالمات التليفونية؟
هل توجد طريقة وسلوك للإتيكيت للرد علي التليفون ... حتى التليفون .. نعم للتليفونات أصول وقواعد ينبغي اتباعها.
* ما هي الطريقة الصحيحة للرد علي التليفون؟
ما زالت كلمة "آلو" بكافة معانيها وترجماتها هي الإجابة المتربعة علي عرش الردود علي المكالمات التليفونية أو مثيلاتها :”هاللو“ باللغات الأجنبية.
* هل من الصحيح أن يقوم الطالب بذكر اسمه بمجرد الرد علي مكالمته؟
نعم، فهذه هي الإجابة أيضاً المثلي من قبل الطالب والتي لا تتغير ولكن الذي يختلف هي طريقة التقديمة من شخص لآخر وحسب الشخص الذي سيرد عليك:
- إذا كان المجيب خادم/خادمة: " أنا السيد/ .... ، هل السيد/ .... موجود".
- إذا كان المجيب طفل: " أنا السيد/ .... ، هل والدتك/ والدك موجود".
- وفي حالة معرفتك للشخص الذي رد عليك ترحب به باسمه ثم تعرفه بنفسك وتطلب الشخص الذي تريد أن تتحدث معه: "أهلا .... أنا .... ، هل .... موجود بالمنزل".
- إذا كان الطالب شخصاً أكبر منك في السن ويطلب شخص أصغر منه في السن فيكتفي بذكر اسمه فقط "أنا السيد/ .... ".
- إذا كان الطالب شخصاًً صغيراً ويطلب أكبر منه سناًً سواء أكان رجلاًً أم إمرأة: " آلو سيد/ سيدة .... أنا .... ".
- إذا كان الطالب طفلاًً ويريد التحدث مع صديق له: " آلو سيد/ سيدة .... أنا .... هل أستطيع التحدث إلي .... من فضلك".
* وفي حالة عدم تقديم الطالب نفسه أو الكشف عن اسمه وشخصيته، فليس من الوقاحة في شئ أن تطلب منه تعريف نفسه أو بمعني آخر ذكر اسمه. والأمر هنا لا يعني عدم التأدب فى الرد بقدر ما هو يعني تحقيق الأمن والأمان لأهل المنزل، لأن الكثير من الأشخاص يطلبون للتأكد من عدم وجود أحد بالمنزل من أجل أغراض السرقة علي سبيل المثال. وإذا تعرفت علي اسم الشخص ولم تتعرف علي هويته أو هويتها فيجب أن تكون الإجابة بالرد التالي:
"هو مشغول الآن ليس بوسعه الرد عليك، من الطالب إذا لكي يرد المكالمة" بدلاًً من أن تقول له "ليس موجود بالمنزل".
* ويأتي دور المجيب في النهاية بعد التعرف علي هوية الطالب واسمه بالترحيب بالطالب وذكر اسمه في المقابل أيضاً
